Neste artigo, você verá como funciona a conferência do caixa em espécie no Financeiro da inChurch.
Você aprenderá a:
- criar uma conta de controle com natureza Caixa;
- consultar os lançamentos e o saldo esperado;
- declarar o valor físico disponível em caixa;
- identificar uma possível diferença entre o valor contado e o saldo esperado;
- finalizar a conferência do período.
Antes de começar
Para realizar a conferência, a igreja precisa ter uma conta de controle com natureza Caixa.
A natureza da conta define como o saldo será acompanhado no Financeiro:
- Bancária: utilizada para movimentações realizadas pelo banco e para a Conciliação Bancária, com base no extrato OFX.
- Caixa: utilizada para controlar o dinheiro em espécie e realizar a conferência do valor físico disponível.
Na conta de natureza Caixa, os dados de banco, agência e conta não são necessários, pois a conferência é feita com base no valor contado fisicamente.
1. Crie uma conta de caixa em espécie
Acesse:
Financeiro > Configurações > Contas > + Novo
Ao criar uma nova conta de controle, selecione a natureza Caixa (dinheiro em espécie).
Para esse tipo de conta, os dados bancários não se aplicam.
Depois de criar a conta, ela poderá ser utilizada para acompanhar os lançamentos em espécie e realizar a conferência do caixa.
Qual é a diferença entre uma conta Bancária e uma conta Caixa?
A conta Bancária é utilizada para movimentações realizadas pelo banco e pode ser acompanhada pela Conciliação Bancária, utilizando o extrato OFX.
Já a conta Caixa é utilizada para controlar o dinheiro em espécie. Nesse caso, a conferência é feita pelo valor físico disponível no caixa, por meio da opção Caixa em Espécie.
Importante: a natureza da conta define o fluxo de acompanhamento utilizado no Financeiro. Para contas Bancárias, o acompanhamento ocorre pela Conciliação Bancária. Para contas Caixa, a conferência ocorre em Conciliação > Caixa em Espécie.
2. Consulte o caixa do período
Depois de criar a conta, acesse:
Financeiro > Conciliação > Caixa em Espécie
Nessa tela, você poderá consultar os lançamentos em espécie pagos no período selecionado e o saldo esperado da conta.
Você também poderá selecionar:
- igreja local;
- conta;
- período.
Ao alterar esses filtros, a lista de lançamentos e o saldo esperado são atualizados de acordo com o novo contexto.
O que é o saldo esperado?
O saldo esperado representa o valor que o sistema calcula como disponível em caixa para o período.
Ele considera:
Saldo inicial + lançamentos pagos no período = saldo esperado
Lançamentos que ainda estão em aberto não entram na lista nem no cálculo do saldo esperado.
Por exemplo, se o saldo inicial for R$ 100,00 e houver R$ 47,00 em lançamentos pagos no período, o saldo esperado será R$ 53,00.
Esse é o valor utilizado como referência para a conferência física do caixa.
3. Declare o valor contado no caixa
Depois de consultar o saldo esperado, conte o dinheiro disponível fisicamente no caixa.
Na tela Caixa em Espécie, selecione Declarar contagem.
Informe o valor total contado no caixa.
A conferência é feita pelo valor total. Você não precisa informar a quantidade de cada cédula ou moeda.
4. Confira a diferença
Depois que o valor contado for informado, o sistema compara o valor declarado com o saldo esperado.
A diferença indica se o valor físico encontrado no caixa corresponde ao valor calculado pelo sistema.
Quando os valores são iguais
Se o valor contado for igual ao saldo esperado, a diferença será zero.
Nesse caso, a conferência poderá ser concluída sem informar uma justificativa.
Quando existe diferença
Se o valor contado for diferente do saldo esperado, será necessário informar uma justificativa ajustando os lançamentos antes de concluir a conferência.
A justificativa deve explicar o motivo da diferença identificada no caixa.
5. Finalize a conferência
Depois de informar o valor contado e, quando necessário, a justificativa, conclua a conferência.
Ao finalizar:
- o responsável pela conferência fica registrado;
- o momento da conferência é registrado;
- o valor declarado fica registrado;
- a diferença fica registrada;
- os lançamentos do período passam a ficar conferidos;
- o período é fechado para novos lançamentos naquela conta.
O fechamento preserva a conferência realizada para aquele período.
O que acontece com um período fechado?
Depois que o período é fechado, não é possível criar um novo lançamento com data de pagamento dentro daquele período para a mesma conta.
Se alguém tentar realizar esse lançamento, a gravação será impedida e o sistema informará qual período está fechado.
Observações importantes
-
- A conferência do caixa é feita pelo valor total contado, e não pela quantidade individual de cédulas.
- Apenas lançamentos em espécie pagos entram na consulta e no cálculo do saldo esperado.
- Lançamentos em aberto não fazem parte do saldo esperado.
- Contas de natureza Bancária e Caixa possuem formas diferentes de acompanhamento.
- A Conciliação Bancária é utilizada para contas de natureza Bancária e utiliza o extrato OFX.
- A conferência do dinheiro em espécie é realizada em Conciliação > Caixa em Espécie.
- O fechamento do período impede novos lançamentos com data de pagamento dentro do período fechado naquela conta.